受付を交代する日に、前任者の手順メモを読みながら確認項目を書き出すことがあります。小さな会社なら、総務担当者がほかの仕事と兼務し、来客がある時間だけ受付を担当する場面もあるでしょう。文章を読めば対応方法は分かっても、来客を前にして必要な箇所を探すのは落ち着かないものです。そこで、対応する順番にチェックを付けられる一枚を用意します。

この記事では、架空の会社の来客対応メモから、受付担当者用のチェックリストを作る作業を取り上げます。目的は受付ルールを新しく決めることではありません。既存の手順を保ち、担当者が対応済みかどうかを確かめやすい形に整えることです。以下の会社、手順、入力文、回答はすべて説明用の架空の例です。

AIを使わない場合は、総務担当者が共有フォルダーの手順メモを開き、既存の文書テンプレートに確認項目を転記します。来客時の順番に並べ直し、「連絡する相手」「待ってもらう場所」「案内してよい条件」などを読み落としていないか、元のメモと照合します。最後に受付業務の責任者が内容を確認し、社内で使用する版を決める流れです。

すでにテンプレートがあっても、文章から動作を拾い、長い説明を短い項目に直す作業は残ります。今回Claudeに補助してもらうのは、その書き出しと文章整理です。完成物はチャットに表示される文章とし、確認後に普段の文書へ貼り付ける方法を提案します。新しい管理の仕組みまで用意する必要はありません。

チェックリスト作りでは、メモを短くすればよいとは限りません。たとえば「担当者から返事があったら、指定された会議室へ案内します」という文には、案内する動作と、その動作を始めてよい条件が含まれています。「会議室へ案内します」だけに縮めると、返事を待つ必要が抜けてしまいます。

手間を工程に分けると、元になる資料の確認、動作の拾い出し、順番の整理、短い文章への書き換え、原文との照合があります。資料の確認では、古いメモや個人用の覚え書きを使っていないかを確かめます。動作の拾い出しでは、一文に複数の作業が入っていないかを読み取ります。書き換えでは、短さだけでなく、受付に不慣れな人にも意味が通じる表現が必要です。

特に注意したいのは、原文に書かれていない場合の対応です。「担当者から返事がないときは、何分待って誰へ連絡するのか」が不明なら、それは文章の整え方だけでは解決できません。見た目を完成させるために適当な対応を足すと、社内で決めていないルールがチェックリストに入り込んでしまいます。

作り直しが発生する理由も、表記の不統一だけではありません。条件を落とした項目や、勝手に補った対応があれば、原文に戻って直す必要があります。今回の完成条件は「元の動作と条件を残す」「対応順に並べる」「不明点は別に示す」の三つにします。AIを使う場合も、人だけで作る場合も、この条件をそろえて比べます。

Claudeは、Anthropicが提供する、文章でやり取りできるAIです。公式の入門資料では、同僚に話しかけるような自然な言葉で依頼し、チャットの入力欄から送信して会話を始める方法が案内されています。ここでいう「プロンプト」は、AIへのお願い文のことです。特別な書き方を暗記するより、何を材料に、どんな文章を作ってほしいかを伝えると考えると取り組みやすいでしょう。（出典: Anthropic公式ヘルプ「Get started with Claude」）

この記事で提案する使い方は、手順メモと完成条件を渡し、チェックリストの下書きを頼む方法です。Claudeの回答を、そのまま社内の正しい手順として扱うわけではありません。手順の有効性や、来客を案内してよい条件を判断するのは、引き続き担当者と責任者です。

| 工程 | AIを使わない場合 | Claudeを使う場合 |
| --- | --- | --- |
| 元資料の選定 | 人が使用するメモを決めます | 人が使用するメモを決めます |
| 項目の書き出し | 人が動作と条件を拾います | Claudeに下書きを依頼します |
| 順番と表現の整理 | 人が並べ替えて短くします | Claudeの案を人が確認します |
| 不明な対応の決定 | 責任者に確認します | 責任者に確認します |
| 使用前の承認 | 原文と照合して承認します | 原文と照合して承認します |

変わるのは、白紙から確認項目を書き始める工程です。文章の整理を一度に依頼できれば、人は下書きの点検から取りかかれます。ただし、資料を探す手間や、原文との照合がなくなるわけではありません。短いメモや完成済みのテンプレートなら、自分で直したほうが少ない手間で済む場合もあるでしょう。

準備するのは、Claudeのチャットを利用できるアカウント、文字を入力できる端末、練習用のメモです。社内で業務利用のルールがある場合は、その範囲で進めます。最初は以下の架空の例を使い、実在する来客の氏名、連絡先、社外秘の受付情報は入力しません。成果物はチャット内の文章なので、ファイル作成の設定を操作する手順は含めていません。

**1．入力する材料を用意します。** 以下は練習用の手順メモです。番号は、あとで回答と原文を照合する目印になります。「返事がない場合」は意図的に未確定にしています。

架空の入力例

【受付の手順メモ】
1. 来客に挨拶し、会社名、氏名、訪問先の担当者を確認します。
2. 訪問先の担当者へ来客を連絡します。
3. 担当者からの返事を待つ間は、受付横の待合席でお待ちいただきます。
4. 担当者から返事があったら、指定された会議室へ案内します。
5. 案内後、受付用の対応済み一覧にチェックを付けます。
補足：担当者から返事がない場合の対応は、このメモには記載していません。

**2．Claudeの入力欄にお願い文とメモを貼り付け、送信します。** 公式資料でも、チャット入力欄にお願い文を入力し、送信ボタンから会話を始める操作が案内されています。（出典: Anthropic公式ヘルプ「Get started with Claude」）次の文章はプログラムではなく、AIに渡す依頼文です。末尾の案内を、上の手順メモ全体に置き換えて送信します。

コピーして使うお願い文

以下の架空の手順メモを、受付担当者用チェックリストの下書きに整えてください。

・メモに書かれた動作と条件を残してください。
・対応する順番に並べ、各項目を短い丁寧な文にしてください。
・各項目の先頭に「□」を付けてください。
・項目の末尾に、対応する元メモの番号を付けてください。
・メモにない手順、待ち時間、連絡先を追加しないでください。
・対応が分からない箇所は、本文と分けて「責任者への確認事項」にしてください。

【手順メモ】
ここを、上の架空の手順メモ全体に置き換えてください。

**3．返ってきた下書きを読みます。** 次は期待する形を示した回答例で、実際にClaudeを操作して得た結果ではありません。回答の表現や項目の分け方は、この例と異なる可能性があります。

回答の例

受付担当者用チェックリスト（確認前の下書き）
□ 挨拶し、会社名、氏名、訪問先の担当者を確認します。（元メモ1）
□ 訪問先の担当者へ来客を連絡します。（元メモ2）
□ 返事を待つ間は、受付横の待合席でお待ちいただきます。（元メモ3）
□ 担当者から返事があったら、指定された会議室へ案内します。（元メモ4）
□ 案内後、受付用の対応済み一覧にチェックを付けます。（元メモ5）

責任者への確認事項
・担当者から返事がない場合の対応を確認する必要があります。

**4．読みにくい箇所は、同じ会話で修正を頼みます。** たとえば最初の項目を分けたい場合は、次のように依頼できます。修正を重ねる際も、条件を変えないことを伝えます。

コピーして使う追加のお願い文

最初の項目を「挨拶」と「会社名・氏名・訪問先の確認」の二つに分けてください。
どちらにも元メモ1と付けてください。
ほかの動作、順番、条件、確認事項は変えないでください。
修正後の全文を表示してください。

下書きが整ったら、普段使っている文書へコピーします。この時点では確認前の版として扱い、次の照合を終えてから受付で使用する流れにしましょう。

確認は、回答だけを読み直す方法では不十分です。整った文章は自然に見えるため、必要な条件が消えていても気付きにくいことがあります。元メモを横に置き、番号ごとに対応する項目を探します。元メモ1を二つに分けた場合も、挨拶と確認対象が両方残っているかを見る必要があります。

今回の例なら、確認対象は会社名、氏名、訪問先の担当者の三つです。「担当者を確認します」だけになっていれば、何を確認するのかが足りません。元メモ4では「担当者から返事があったら」という条件と、「指定された会議室」という案内先の限定を確かめます。元メモ5のチェックは案内後なので、先に済ませる順番になっていないかも確認しましょう。

逆方向の照合も行います。チェックリストの各項目について、根拠となる原文があるかを探す方法です。たとえば「返事がなければ別の社員へ連絡します」「来客へ入館証を渡します」という項目が加わっていたら、この架空のメモには根拠がありません。一般的にありそうな受付対応でも、その会社で決まっているとは限らないため、下書きから外します。

記載のない対応は、責任者に確認して決めます。今回なら、返事がない場合の連絡方法や待機中の扱いが確認対象です。人が決定するまでは、Claudeに埋めてもらって完成扱いにしません。決まった内容は元の手順メモにも反映し、チェックリストと食い違わない状態に整えます。

最後に、受付業務の責任者が順番と条件を確認し、社内で決めている方法で使用を承認します。照合用の番号を最終版から外す場合は、転記後に項目が欠けていないかも見直します。AIの下書きが読みやすいことと、現場で使ってよいことは、別々に確認する必要があります。

この方法で減らせる可能性があるのは、文章から動作を拾い、順番に並べ、短い項目として書き出す手間です。原文がまとまっていて完成条件も明確なら、下書きを起点に点検を進められるでしょう。反対に、元メモが古い、部署によって運用が違う、不明点が多いといった場合は、依頼前の整理や責任者への確認に手間がかかります。文章が早く出てくるだけでは、業務全体が楽になったとは判断できません。

自分の業務で確かめるときは、同じメモを使い、同じ完成条件で比べます。人だけで作る場合もClaudeを使う場合も、動作と条件を残し、不明点を別に示し、責任者が使ってよいと判断できる状態を目指します。片方だけ確認を省いた比較では、必要な品質をそろえられません。

記録する項目は、準備、書き出し、照合、修正、承認までの所要時間と、修正した内容です。Claudeを使う側では、入力してよい情報の確認、お願い文の作成、追加依頼、普段の文書への貼り付けも含めます。原文から抜けた条件や、根拠のない追加があったかも残すと、次回の依頼文を直す材料になります。この記事では作業時間や削減率を実測していないため、具体的な効果の数値は示していません。

同じ人が同じメモで二度作ると、後の作業は内容を覚えている分だけ進めやすくなります。一度の比較で結論を出さず、別の短いメモでも確かめると判断しやすいでしょう。すでに完成したチェックリストがある業務なら、そのテンプレートを使う方法との比較が適しています。

最初の一歩には、この記事の架空のメモで下書きを作り、元メモ4の条件が残っているかを照合する練習をおすすめします。文章を整える操作だけでなく、原文に戻って確かめるところまで行えれば、自社の短い手順メモにも使えそうかを具体的に判断できます。

- Get started with Claude